Leveleinek rendben tartása egy soha véget nem érő feladatnak tűnhet. És egy olyan világban, ahol a technológia sokkal jobban összeköti Önt a munkájával, mint valaha, hogyan állíthat be alapszabályokat energiájának megtartásához, összpontosításának és koncentráló képességének megkíméléséhez? A Google termékek szakértőjeként segítem a Google használóit a Gmail, a Google Drive és Google naptár használatának megkönnyítésében, hogy kevesebb energiát kelljen felhasználniuk a mindennapi teendők elvégzéséhez. Leginkább a levelezés lehet az, ami megnehezíti a mindennapjait.

A Gmail a születésnapját ünnepelte nemrégiben, és így 15 éve a világ több milliárd emberének hasznos segítője. Feladatom egy része a Gmail-el kapcsolatos tippek megosztása a Google használóival – itt található a 10 legfontosabb levelezéssel kapcsolatos kezelési tippem:

1. Csökkentse az értesítéseket: ne zavarja az elméjét minden új e-mail értesítésével – pro-aktív módon ellenőrizze leveleit. Telefonján értesítéseket állíthat be a specifikus levelekre – például a főnöke leveleire. Ez segíteni fog Önnek elválasztani a fontos leveleket a kevésbé fontosaktól.
2. Válaszoljon 24 órán belül, még akkor is ha csak állapot frissítést küld: valószínűleg nem tud minden levelet lekezelni 24 órán belül, de elkerülheti, hogy újabb követő levelet kapjon egy munkatársától. Állapotfrissítés – “Üdvözlet, megkaptam a levelet, de a következő héten tudok ezzel foglalkozni” – ez egy remek lehetőség arra, hogy tudatosítsa a feladóban: az elvárásoknak megfelelően foglalkozik a témával.
3. Zárja be a leveleit naponta 1-2 alkalommal: a levelezés szükséges munkája elvégzéséhez, de ez egyben a legjobban lefoglalja Önt. A legtöbb ember egész nap nyitva hagyja a levelezését, és fél óránként vagy többször ellenőrzi azt. Próbálkozzon a bezárásával, amikor van ideje nagyobb odafigyelést igénylő munkák elvégzésére: a képesség, hogy figyelmetlenség nélkül összpontosítsunk egy fontos feladatra.
4. Ne kattintson kettőnél többször egy levélre: ha elolvas egy levelet és nem jelöli olvasottnak, újra el fogja olvasni, hogy visszaemlékezzen mi a teendő vele. Olvassa el egyszer és lássa el valamilyen jelöléssel (pl. “válaszolnom kell”, vagy “ezt a héten el kell végeznem”) majd még egyszer amikor válaszol is benne.
5. A levelek külön válogatását, olvasását és megválaszolását el kell választanunk egymástól: a legtöbb ember ugrál a levelek szétválasztása, olvasása, megválaszolása között és ismétli ezeket a lépéseket, így nagyon sok energiát elpazarolnak. Ehelyett mondja azt magának: “most mindent sorba rendezek”. Amikor a levelek priorizálása megvan, akkor kezdje azok feldolgozását.
6. Azokat a leveleket tartsa meg, ahol világos a velük való teendő – ellentétes esetben archiválja vagy törölje: amikor a beérkezett leveleink között sok a levélszemét, téves érzetet ad az agyunknak, elhitetve velünk, hogy sok tennivalónk van. Legyen könyörtelen az olyan levelek törlésével, archiválásával vagy altatásával, amelyek nem igényelnek azonnali beavatkozást az Ön részéről.
7. Néhány levél kihagyása: minden levél amit lát a postaládájában egy kis energiát vesz el Öntől, vagyis a beérkező levelek minden elemét meg kell vizsgálnia. A Gmail lehetővé teszi a szűrők létrehozását, hogy bizonyos e-mailek „átugorják a beérkező levelek mappáját”, és ne jelenjenek meg új e-mailekként. Például, ha sok e-mail hírlevelet kap, akkor állítson be egy szűrőt a „a következő szavakat tartalmazza: leiratkozás” elemmel – így ezek az e-mailek nem vonják el a figyelmét, de később megkeresheti őket.
8. Ne keverje össze az olvasott és az olvasatlan e-maileket: az olvasott és az olvasatlan e-mailek kombinálása a beérkező levelek között recept a szorongásra. Az új e-maileknek egy részbe kell tartozniuk, a már elolvasott és a műveletet igénylő e-maileknek egy másik szakaszban kell lenniük. Készíthet külön beérkező levelező ablakot, vagy „áthelyezhet” e-maileket egy külön címkére, amely egy adott műveletet jelöl (például “Teendő” vagy “Követés”).
9. Hogy összpontosítani tudjon, az új levelekre ne szenteljen nagy figyelmet. Nehéz válaszolni az állandóan újonnan érkező levelekre. Ehelyett nyisson meg egy részt, például az “elhalasztott levelek” (levelek, amelyeket a későbbi feldolgozásra mentett el) vagy a “csillaggal jelölt levelek” (a fontos levelei), így ezekre a feladatokra összpontosíthat, ahelyett, hogy az új levelek elvonnák a figyelmét.
10. Hogy megtalálja mire van szüksége, keressen: a levelezési címkék segíthetnek a levelei rendezetten tartásában, de gondolkodjon el azon, miként kezdte a Google… Keresés! Leveleinek keresése – a címkék átnézése helyett – valójában egy gyorsabb módszer a kívánt levél megtalálására. Kereshet dátum, feladó, tárgy (és így tovább) szerint, és még pontosabbá teheti azokat lekérdezések segítségével, mint például: „has:attachment” vagy „older_than:6m” (m = hónap).

Azoknak, akik a Gsuite új felhasználói, rengeteg lehetőségük van hatékonyan kezelni levelezésüket.

Tudjon meg többet vagy próbálja ki saját maga.

Forrás

Gsuite bevezetésével kapcsolatos érdekességeket itt talál.