Bejegyzések

Beépített táblázatok: Új szintre emeli az adatkezelést

/in /by

Tudjuk, hogy rengeteg időt vehet el a mindennapi munkából, ha ismétlődő feladatokat kell végeznünk, mint például az adatok frissítése egy táblázatban. Ráadásul, ha többen szerkesztjük a dokumentumot, nehéz megtartani az adatok szerkezetét és formátumát.

Mostantól azonban a Google Táblázatokban bevezetett fejleszéssel egyszerűsíthetjük és felgyorsíthatjuk a munkát! Csak ki kell jelölnünk az adatokat, és a Formázás> Konvertálás táblázattá menüpontot választva a Google Táblázatok megcsinálja helyettünk a nehéz feladatokat: formázza és rendszerezi az adatokat, hogy átláthatóbbak és használhatóbbak legyenek. Beállíthatjuk az oszloptípusokat, szűrőket, színkódokat, legördülő menüket, és sok egyéb funkciót is, hogy még hatékonyabbá tegyük a mindennapi munkát!

Íme, hogyan csökkenthetjük az adatformázással töltött időt:

Automatikusan alkalmazott formázás: Ha átalakítjuk adatainkat táblázattá, a Google Sheets automatikusan alkalmazza a formázást, így minden adat szépen rendezett és igazított lesz, csökkentve ezzel a kézi módosítások szükségességét. Emellett lehetőségünk van a táblázat további testreszabására, például a színek módosításával vagy a sorok magasságának beállításával.

Oszloptípusok: Minden oszlophoz beállíthatjuk a megfelelő típust (például dátum, pénznem, legördülő lista), így a táblázat biztosítja, hogy a bevitt adatok megfeleljenek az oszlop típusának. Ha az adat nem felel meg a beállított oszloptípusnak, figyelmeztetést kapunk.

Egységes menü: A táblázat felett található egy menü, amely segítségével a táblázat szintű beállításokat (például a tartomány módosítását) kezelhetjük, és műveleteket hajthatunk végre (például szűrőnézet létrehozása).

Táblázathivatkozások: A táblázathivatkozások különleges módot kínálnak arra, hogy képletekben hivatkozzunk a táblázatra vagy annak részeire. Amikor átalakítjuk adatainkat táblázattá, a Google Táblázatok automatikusan elnevezi a táblázatot és az egyes oszlopfejléceket.

Csoportosítás nézet: A táblázatok használata során elérhetővé válik az új típusú nézet, a csoportosítás, amellyel az adatokat egy kiválasztott oszlop alapján csoportokba rendezhetjük. Például összegyűjthetjük az összes adatot egy helyre azonos prioritási szinten.

 

Kezdés beépített táblázatokkal

Emellett bevezetésre kerülek az előre elkészített táblázatok is, amelyeket könnyedén kitölthetünk a mindennapi feladatokhoz szükséges, gyakori adattípusokkal, például projektmenedzsmenthez, készletkezeléshez, rendezvényszervezéshez és sok más tevékenységhez. Az előre elkészített táblázatok segítik elő, nem kell egy táblázatot teljesen az alapoktól felépíteni.

Ehhez a funkcióhoz nincs szükség adminisztrátori beállításra.

Elérhető: minden Google Workspace-ügyfél, valamint a korábbi G Suite Basic és Business ügyfelek, illetve a személyes Google-fiókkal rendelkező felhasználók számára.

További részletekről itt olvashat.

Változások a Cloud Identity Free szolgáltatásnál!

/in /by

A Cloud Identity Free szolgáltatás egy személyazonosság- és végpontkezelési megoldás a szervezeten belül azoknak a felhasználóknak, akiknek nincs szükségük bizonyos Google Workspace szolgáltatásokra (pl. Gmailre és Google Calendarra). Ezek a felhasználók ugyanúgy hozzáférhetnek többek közt a Google Drivehoz, a Dokumentumokhoz és a Meet szolgáltatáshoz, mint más előfizetéses licensszel rendelkező felhasználók, de nem foglalnak előfizetést igénylő licenszet.

A Google tájékoztatása szerint 2024. április 1-től változik a Cloud Identity Free előfizetéssel járó tárhely méret. E változás értelmében minden olyan felhasználó számára, aki 2024. február 28-ig nem rendelkezett más Workspace előfizetéssel, 15 GB tárhelyet biztosítanak.

Fontos megjegyezni, hogy a jövőben új felhasználók csatlakoztatása esetén nem történik automatikus tárhelybővítés a Cloud Identity Free aktuális csomagja szerint.

Amennyiben további tárhelyre vagy a Cloud Identity Free szolgáltatásnál többet nyújtó szolgáltatásra van igénye, érdemes a Cloud Identity Premium vagy más Google Workspace csomagok használatát fontolóra venni.

Ki igényelhet Cloud Identity Free szolgáltatást?
Bármely Google Workspace előfizető igényelhet Cloud Identity Free szolgáltatást, aki reselleren keresztül veszi igénybe a szolgáltatást.

Amennyiben kérdése merült fel vagy további információra lenne szüksége keressen minket, örömmel segítünk.

DOCCA
Hivatalos Google Workspace Reseller

Egyszerűbben állítható legördülő elemek a Google Táblázatokban

/in /by

2022-ben a Google bejelentette, hogy lehetőség nyílik a Google Táblázatokban legördülő elemek létrehozására. Ez a testreszabható funkció lehetővé teszi, hogy egyszerűen jelezzük az állapotokat vagy különböző projekt mérföldköveket a táblázaton belül.

Ez a funkció most továbbfejlesztésre került és bemutatták az előre beállított legördülőket. Az előre beállított legördülő menük manuális értékek létrehozása helyett mostantól beilleszthetők, amelyek gyakori használati esetekre, mint például a prioritás vagy a felülvizsgálati állapotok, vannak konfigurálva. Egy előre beállított legördülő beillesztése után az adatérvényesítési oldalsávon keresztül könnyedén módosíthatjuk az opciókat vagy hozzáadhatunk stílusokat.

Az opciót a „Komponensek” szekcióban találjuk, közvetlenül az „@” jel beírása után megjelenő menüben.

Fokozatosan kerül bevezetésre (akár 15 nap is lehet a funkció láthatóságáig) 2024. március 19-től kezdődően.

Elérhetőség: minden Google Workspace ügyfél számára, Google Workspace egyéni előfizetők számára, valamint a személyes Google-fiókkal rendelkező felhasználók számára.

Automatikus szimbólumok a Google Dokumentumokban

/in /by

Az egyik legfrusztrálóbb dolog, ami írás közben előfordulhat, az a szimbólumok ismétlődő beszúrása. Az olyan speciális karakterek, mint például a törtek, szükségesek, de nehezítik a dolgodat, hiszen körülményes őket beilleszteni a dokumentumba.

A Google Dokumentumokban most beállíthatsz bizonyos szóhelyettesítéseket, amikkel bármilyen szövegben szereplő karaktert könnyedén helyettesíthetsz. Például, ha beírod az „1/2”-t. automatikusan átalakul „½”-é. Ezzel a praktikus eszközzel könnyedén végrehajthatsz olyan gyakran használt karakterátalakításokat, amik megkönnyítik a dolgodat. Csak egyszer kell beállítanod, és így működik:

Szóhelyettesítések beállítása Dokumentumokban:

Az automatikus helyettesítéseket testre szabhatod, döntésed előtt gondold át, hogy mely szimbólumokat és karaktereket használod a legtöbbször. A felső menüsorban, az Eszközök alatt található Beállításokon keresztül érhető el a funkció.

Itt válaszd a cserék rész, és ezután felveheted a kívánt speciális karaktereket:

  1. Kattints a „Eszközök” gombra.
  2. Kattints a „Beállítások” gombra.
  3. Válaszd a „Cserék” lehetőséget.
  4. Az üres bal oldali mezőbe írj be egy gyorsbillentyű karakterláncot.
  5. A jobb oldali üres mezőbe írd be, hogy milyen szimbólumot szeretnél látni.

Tipp: A Windows rendszerben a Start + . billentyűkombinációt használva könnyedén elérheted a szimbólumtárat.

Ismételd meg ezt minden olyan szimbólum esetében, amelyet gyakran szeretnél helyettesíteni. Idővel visszatérhetsz és hozzáadhatsz újabb helyettesítő szimbólumokat is, korlátok nélkül!

Események könnyed ütemezése a G-mailben: Ismerkedj meg a legújabb funkcióval!

/in /by

A Google a napokban jelentette be a Gmail legújabb funkcióját, amellyel sokkal gyorsabban találhat időpontot és szervezhet megbeszéléseket másokkal.

Ez a funkció különösen akkor hasznos, ha olyan ügyfelekkel, partnerekkel vagy kollégákkal szeretne időpontot egyeztetni, akiknek a Google-naptárait nem láthatja.

Az e-mail írása közben megjelenik egy új Naptár ikon, amelyen a Naptárral kapcsolatos összes művelet látható és könnyen kezelhető.

Ha eseményt szeretnénk létrehozni Gmail-üzenetből, akkor az alábbi lépéseket követve tehetjük azt meg:
  1. Nyissa meg a Gmailt a számítógépről.
  2. Hozzon létre egy e-mailt, vagy válaszoljon egyre.
  3. Az üzenet alján kattintson az Időpont beállítása megbeszéléshez  majd Esemény létrehozása elemre.
    Tipp: Ha nem találja az Időpont beállítása megbeszéléshez  lehetőséget, kattintson a További lehetőségek  elemre.
  4. A jobb oldalon erősítse meg az esemény címét, a résztvevőket, az időpontot és az egyéb részleteket.
    • A Naptár létrehoz egy eseményt, és a Gmailből származó tárgyat használja az esemény címeként.
    • A Naptár automatikusan hozzáadja a Gmail-üzenet címzettjét meghívottként.
  5. Kattintson a Mentés majd Küldés elemre.
Emellett elérhetővé vált a szabad időpontok javaslása funkció is, ehhez nem kell mást tennie, minthogy:
  1. Nyissa meg a Gmailt a számítógépről.
  2. Hozzon létre egy e-mailt, vagy válaszoljon egyre.
  3. Az üzenet alján kattintson az Időpont beállítása megbeszéléshez  majd Szabad időpontok ajánlása elemre.
    Tipp: Ha nem találja az Időpont beállítása megbeszéléshez  lehetőséget, kattintson a További lehetőségek  elemre.
  4. A jobb oldalon válassza ki az esemény időtartamát.
  5. Válasszon ki több időpontot a naptár rácsnézetében. Különböző napokra is választhat időpontokat.
  6. Kattintson a Tovább gombra.
  7. Adja meg az esemény címét.
    • A részletek megtekintéséhez bontsa ki a „További információ” mezőt.
  8. Kattintson a Hozzáadás e-mailhez majd Küldés lehetőségre.
    • Amikor a címzett kiválasztja az esemény időpontját, a rendszer automatikusan létrehozza az eseményt, és hozzáadja a naptárhoz. Kapni fog egy, az esemény részleteit tartalmazó visszaigazoló e-mailt.

Fontos: Ez a funkció csak a kétszemélyes megbeszélésekkel működik. Ha az e-mailbe több címzettet is bemásol, a rendszer csak az első, időpontot foglaló felhasználót adja hozzá az eseményhez. A további résztvevőket külön kell hozzáadni.

Teljes bevezetés (15 nap a funkciók láthatóságára) 2023. július 31-től kezdődően.

Elérhető minden Google Workspace felhasználó számára, valamint a korábbi G Suite Basic és Business ügyfelek számára is.

Ezzel kapcsolatban bővebb információ elérhető itt.

Táblázatok új dimenzióban: Új lehetőséget kínál a Google Dokumentumok

/in /by

A Google Dokumentumokba az év elején érkezett a fejlesztés a tartalomjegyzékek formázási és testreszabási lehetőségeivel kapcsolatban, majd később új oldalformátum beállításokkal is bővült a szolgáltatás.

Ezúttal pedig a Google jobb táblázat pozicionálási lehetőségeket vezet be a táblázatok elhelyezésére. Ezek a funkciók nagyobb rugalmasságot biztosítanak a szövegben elhelyezett táblázatokhoz, lehetővé téve a következőket:

  • a táblázatokat a dokumentumban fogd és vidd módszerrel helyezhetjük el a kívánt helyen,
  • elérhetővé válik a szöveg körbefuttatása a táblázat körül,
  • rögzített táblázat pozíció beállítása az oldalon,
  • gyors elrendezések biztosítása egy táblázat azonnali áthelyezéséhez egy előre beállított pozícióba az oldalon.

Emellett javították a táblázatokat tartalmazó Microsoft Word dokumentumok importálását/exportálását.

Teljes bevezetés (1-3 nap a funkciók láthatóságára) 2023. június 27-től kezdődően.

Elérhető minden Google Workspace felhasználó számára, valamint a korábbi G Suite Basic és Business ügyfelek számára is.

Ezzel kapcsolatban bővebb információ elérhető itt.

Hamarosan a Business Starter csomagban is elérhetőek lesznek a megosztott meghajtók (Shared Drives) és az összevont tárolás (Pooled storage

/in /by

Márciusban, ahogy mi is beszámoltunk róla, a Google változtatott a Workspace szolgáltatások árazásán, és most a belépő „Business Starter” csomag esetében átállt az úgynevezett összevont tárolási (Pooled storage) modellre.

A Business Starter a Google Workspace legolcsóbb csomagja, €5,75 /felhasználó/ hó, ha egy évre elkötelezi magát a szolgáltatás igénybevételére. Ehhez korábban minden felhasználó 30 GB tárhelyet kapott felhasználónként, most ez megváltozik, mivel a Google Workspace ezen a belépő szinten a felhasználónkénti tárolásról a „közös tárolásra” vált át.

Az összevont tárolás tehát azt jelenti, hogy a vállalat rendelkezésére álló tárhely mennyisége a felhasználók számával arányosan nő, ha például egy vállalatnak 10 felhasználója van, akkor a rendelkezésre álló tárhely tehát 300 GB lesz.

Az összevont tárolás egyszerűbb és rugalmasabb módot biztosít a fájlok kezelésére, mivel az összes tárolóhelyet megosztja a vállalat, így nincs szükség a felhasználónkénti kezelésre.

A Google Workspace admin felhasználók képesek beállítani a felhasználónkénti tárolási korlátokat. Ha teszik, bármelyik fiók felhasználhatja az összes rendelkezésre álló tárhelyet.

Ezzel a változtatással a Google hamarosan megosztott meghajtókat ad a Business Starter licenchez, ami a következő előnyöket kínálja:

  • Könnyebb megtalálhatóság: kevesebb időt kell tölteni a fájlokhoz való hozzáférés kérésével és a releváns dokumentumok keresésével, mivel a csapat összes fájlja egy helyen található.
  • A fájlok örökre megmaradnak: minden tartalom a helyén marad – még akkor is, ha a munkatársak vagy a csapattagok távoznak.
  • Egyszerű együttműködés: a megosztott meghajtó minden tagja ugyanazokat a fájlokat láthatja és dolgozhat velük. Csapaton vagy vállalatok kívüli felhasználókat is felvehetünk.
  • Bárhol elérhető: helytől és eszköztől függetlenül mindig hozzáférhet a leginkább szükséges fájlokhoz.

Az összevont tárolási modell először az újonnan regisztráló Business Starter fiókokat érinti, de az elkövetkező hónapokban a már meglévő fiókok is áttérnek a közös tárolásra.

További részletek ezen a linken érhetőek el.

Frissítés! (2023.10.02)

A Business Starter ügyfelek 2023 folyamán kapnak hozzáférést bizonyos megosztott meghajtó funkciókhoz. Lehetőségük lesz megosztott meghajtók létrehozására, valamint tagok, fájlok és mappák hozzáadására. A megosztott meghajtók adminisztrátori biztonsági, megosztási és felhasználói beállításainak használatához azonban a szervezetnek Business Standard vagy magasabb szintű szolgáltatásra van szüksége. Forrás: https://support.google.com/a/answer/7337469?hl=en

Frissítés! (2023.11.03)

Ha esetleg az összevont tárhely (pooled storage) mégis kevésnek bizonyulna a szervezet számára, akkor az alábbi lehetőségek állnak rendelkezésre:

  • Magasabb csomagra váltás szervezet szinten vagy csak azoknál a felhasználóknál, akik a legtöbb tárhelyet használják. (ez utóbbi opció csak minimum 10 felhasználóval rendelkező szervezetek esetén érhető el Google Partneren keresztül)
  • Úgynevezett Google Workspace Additional Storage vásárlása, amely 10 TB-tal bővíti a szervezet számára rendelkezésre álló összevont tárhelyet. Ez a szolgáltatás éves licenszeléssel és havi fizetéssel érhető el.

Tárhely limit beállítására továbbra is lehetőség van akár felhasználónként: link

 

A Google közvetlen keresést ad hozzá a Dokumentumok, Táblázatok és Diák eszköztárhoz

/in /by

Az elmúlt időben sokan tapasztaltuk, hogy a Google átalakította a Dokumentumok, Táblázatok és a Diák menüsorát, hogy könnyebben megtalálja a felhasználó, amit keres. Most egy külön keresősáv érkezik ezekbe a szolgáltatásokba.

Ez a keresőmező az eszköztár első elemeként jelenik meg, egy nagyító ikon és a „Menüelemek keresése” szöveg kíséretében. A Google azt reméli, hogy „megkönnyíti a felhasználók számára a gyakran használt eszközök és funkciók felfedezését”.

A kereső célja, hogy segítsenek gyorsan megtalálni a releváns funkciókat vagy beállításokat, anélkül, hogy tudnánk pontosan hol keressük őket.

A formázás mellett beszúrhatunk függvényeket, cellákat, oszlopokat, és képeket, létrehozhatunk új táblázatot és minden funkciót elérhetünk keresés által, amit eddig az eszköztáron kerestünk ki.

A korábbi Google Dokumentumok keresési funkció a Súgó menüben volt elhelyezve. A régi lehetőség hamarosan megszűnik, de addig is átirányít az új lehetőségre. A keresősáv a következő hetekben kerül bevezetésre és minden Google Workspace felhasználó, valamint a régi G Suite Basic és Business ügyfelek számára is elérhető lesz.

Áremelés a Google Workspace szolgáltatásnál, de segítünk, hogy ne emelkedjenek a költségeid!

/in /by

A Google Workspace, korábban a G Suite, az egyik legnépszerűbb felhőalapú szolgáltatás, amely lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy hatékonyabban dolgozzanak együtt, csapat munkájukat optimalizálják és növeljék a termelékenységüket. 

A 2020. októberi elindítása óta a Google több száz új funkciót mutatott be, ebből 2022-ben több mint 300-at. Ezeknek a fejlesztéseknek köszönhetően a szolgáltatás mára jóval gazdagabb lett, így a Google a közelmúltban bejelentette, hogy áremelések várhatóak. 

Az áremelés érinti a Google Workspace Basic, Business Standard és Business Plus előfizetéseket is. A Google Workspace Basic előfizetésének ára 6 USD-ról 8 USD-ra, a Business Standard előfizetésének ára 10 USD-ről 12 USD-ra emelkedik havonta, felhasználónként. A Google Workspace Business Plus előfizetésének ára pedig 18 USD-ról 20 USD-ra emelkedik. 

 

Workspace Edition  Flexible Plan Annual Plan
Business Starter $6.00 helyett $7.20 $6.00 USD
Business Standard $12.00 helyett $14.40 $12.00 USD
Business Plus $18.00 helyett $21.60 $18.00 USD

Mikor lépnek életbe az új Google Workspace-árak?

A frissített árlista 2023. március 14-től érinti az új ügyfeleket. A már Google Workspace-t használó vállalatok 2023. április 11-ig nem tapasztalnak majd semmilyen változást, illetve a Google a tervezett árváltozás előtt 30 nappal értesíteni fogja ügyfeleit.  

A Google ugyanakkor egyértelműen kijelentette, hogy az 1-10 Google Workspace-fiókkal rendelkező vállalatok számára a szolgáltatás ára 2024 januárjáig nem emelkedik. Az, hogy egy vállalat mikor fizeti a frissített árakat, számos tényezőtől függ, beleértve a licencek számát, a fizetési tervet és a jelenlegi megállapodás feltételeit.

Hogyan kerülhető el, hogy többet fizessünk? 

Azon ügyfelek számára, akik szeretnék elkerülni az áremelést az Annual Plan-re (éves előfizetés) váltás mellet, érdemes egyeztetni a DOCCA-val, mint hivatalos magyar Google Workspace reseller partnerrel, akik több éves Google reselleri tapasztalatuknak köszönhetően segítséget tudnak nyújtani az elérhető egyénre szabott költségoptimalizálási lehetőségek kapcsolatban. 

Ingyenes konzultációért foglaljon időpontot az alábbi linken keresztül:
https://calendly.com/janos-loke/google-workspace

Szerkesztési értesítések a Google Dokumentumokban

/in /by

A megjegyzések mellett a Google Dokumentumok hamarosan szerkesztési értesítésekkel is figyelmeztetni fogja a felhasználókat a tartalom hozzáadásáról és eltávolításáról.

Ezek a Google Dokumentumok szerkesztési értesítések e-mailben érkeznek, és „részletezik, hogy milyen módosítások történtek, mikor és ki végezte azokat”.

Nehéz lehet több dokumentumban is nyomon követni a releváns változtatásokat és megjegyzéseket. Azzal, hogy megadhatja, hogy mely megjegyzésekről és változtatásokról kapjon értesítést, könnyebben áttekintheti, hogy mi az, amire a leginkább figyelnie kell, és nyomon követheti az együttműködést.

Ezeket fájlonként kell engedélyezni és közvetlenül a dokumentumban lehet beállítani:
Eszközök > Értesítési beállítások. Ezen az új oldalon a megjegyzéseket is be- és kikapcsolhatja.

A szerkesztési értesítések alapértelmezés szerint ki vannak kapcsolva és dokumentumonként engedélyezhetőek. Ha engedélyezve van, értesítést kap, ha valaki tartalmat ad hozzá vagy távolít el a dokumentumból.

Elérhető: minden Google Workspace-ügyfél, valamint a korábbi G Suite Basic és Business ügyfelek, illetve a személyes Google-fiókkal rendelkező felhasználók számára.

További részletekről itt olvashat.