Kezelje leveleit hatékonyan ezekkel az alapvető Gmail tippekkel
Leveleinek rendben tartása egy soha véget nem érő feladatnak tűnhet. És egy olyan világban, ahol a technológia sokkal jobban összeköti Önt a munkájával, mint valaha, hogyan állíthat be alapszabályokat energiájának megtartásához, összpontosításának és koncentráló képességének megkíméléséhez? A Google termékek szakértőjeként segítem a Google használóit a Gmail, a Google Drive és Google naptár használatának megkönnyítésében, hogy kevesebb energiát kelljen felhasználniuk a mindennapi teendők elvégzéséhez. Leginkább a levelezés lehet az, ami megnehezíti a mindennapjait.
A Gmail a születésnapját ünnepelte nemrégiben, és így 15 éve a világ több milliárd emberének hasznos segítője. Feladatom egy része a Gmail-el kapcsolatos tippek megosztása a Google használóival – itt található a 10 legfontosabb levelezéssel kapcsolatos kezelési tippem:
- Csökkentse az értesítéseket: ne zavarja az elméjét minden új e-mail értesítésével – pro-aktív módon ellenőrizze leveleit. Telefonján értesítéseket állíthat be a specifikus levelekre – például a főnöke leveleire. Ez segíteni fog Önnek elválasztani a fontos leveleket a kevésbé fontosaktól.
- Válaszoljon 24 órán belül, még akkor is ha csak állapot frissítést küld: valószínűleg nem tud minden levelet lekezelni 24 órán belül, de elkerülheti, hogy újabb követő levelet kapjon egy munkatársától. Állapotfrissítés – “Üdvözlet, megkaptam a levelet, de a következő héten tudok ezzel foglalkozni” – ez egy remek lehetőség arra, hogy tudatosítsa a feladóban: az elvárásoknak megfelelően foglalkozik a témával.
- Zárja be a leveleit naponta 1-2 alkalommal: a levelezés szükséges munkája elvégzéséhez, de ez egyben a legjobban lefoglalja Önt. A legtöbb ember egész nap nyitva hagyja a levelezését, és fél óránként vagy többször ellenőrzi azt. Próbálkozzon a bezárásával, amikor van ideje nagyobb odafigyelést igénylő munkák elvégzésére: a képesség, hogy figyelmetlenség nélkül összpontosítsunk egy fontos feladatra.
- Ne kattintson kettőnél többször egy levélre: ha elolvas egy levelet és nem jelöli olvasottnak, újra el fogja olvasni, hogy visszaemlékezzen mi a teendő vele. Olvassa el egyszer és lássa el valamilyen jelöléssel (pl. “válaszolnom kell”, vagy “ezt a héten el kell végeznem”) majd még egyszer amikor válaszol is benne.
- A levelek külön válogatását, olvasását és megválaszolását el kell választanunk egymástól: a legtöbb ember ugrál a levelek szétválasztása, olvasása, megválaszolása között és ismétli ezeket a lépéseket, így nagyon sok energiát elpazarolnak. Ehelyett mondja azt magának: “most mindent sorba rendezek”. Amikor a levelek priorizálása megvan, akkor kezdje azok feldolgozását.
- Azokat a leveleket tartsa meg, ahol világos a velük való teendő – ellentétes esetben archiválja vagy törölje: amikor a beérkezett leveleink között sok a levélszemét, téves érzetet ad az agyunknak, elhitetve velünk, hogy sok tennivalónk van. Legyen könyörtelen az olyan levelek törlésével, archiválásával vagy altatásával, amelyek nem igényelnek azonnali beavatkozást az Ön részéről.
- Néhány levél kihagyása: minden levél amit lát a postaládájában egy kis energiát vesz el Öntől, vagyis a beérkező levelek minden elemét meg kell vizsgálnia. A Gmail lehetővé teszi a szűrők létrehozását, hogy bizonyos e-mailek „átugorják a beérkező levelek mappáját”, és ne jelenjenek meg új e-mailekként. Például, ha sok e-mail hírlevelet kap, akkor állítson be egy szűrőt a „a következő szavakat tartalmazza: leiratkozás” elemmel – így ezek az e-mailek nem vonják el a figyelmét, de később megkeresheti őket.
- Ne keverje össze az olvasott és az olvasatlan e-maileket: az olvasott és az olvasatlan e-mailek kombinálása a beérkező levelek között recept a szorongásra. Az új e-maileknek egy részbe kell tartozniuk, a már elolvasott és a műveletet igénylő e-maileknek egy másik szakaszban kell lenniük. Készíthet külön beérkező levelező ablakot, vagy „áthelyezhet” e-maileket egy külön címkére, amely egy adott műveletet jelöl (például “Teendő” vagy “Követés”).
- Hogy összpontosítani tudjon, az új levelekre ne szenteljen nagy figyelmet. Nehéz válaszolni az állandóan újonnan érkező levelekre. Ehelyett nyisson meg egy részt, például az “elhalasztott levelek” (levelek, amelyeket a későbbi feldolgozásra mentett el) vagy a “csillaggal jelölt levelek” (a fontos levelei), így ezekre a feladatokra összpontosíthat, ahelyett, hogy az új levelek elvonnák a figyelmét.
- Hogy megtalálja mire van szüksége, keressen: a levelezési címkék segíthetnek a levelei rendezetten tartásában, de gondolkodjon el azon, miként kezdte a Google… Keresés! Leveleinek keresése – a címkék átnézése helyett – valójában egy gyorsabb módszer a kívánt levél megtalálására. Kereshet dátum, feladó, tárgy (és így tovább) szerint, és még pontosabbá teheti azokat lekérdezések segítségével, mint például: „has:attachment” vagy „older_than:6m” (m = hónap).
Azoknak, akik a Gsuite új felhasználói, rengeteg lehetőségük van hatékonyan kezelni levelezésüket.
Tudjon meg többet vagy próbálja ki saját maga.
